Por qué poner foco en la Gestión de Activos. ?

+         Costos Operacionales.

La ejecución de los procesos de Entrada / Salida / dar de baja , en general Trazabilidad de Activos son en su mayoría procesos Manuales sin visibilidad, a menos que los procesos definidos se ejecuten en forma adecuada. La realidad termina siendo otra, la no estandarización de procesos, el cambio de personal, disponer de las personas adecuadas, etc, impiden llevar el orden adecuado que se requiere, por tanto genera un aumento en los costos.

 +         Mantenimiento.

En algunas industrias, salud, minería, entre otras el mantenimiento de los activos es un tema crítico, poder conocer los tiempos de garantía y soporte, conocer las mantenciones realizadas pueden hacer la diferencia entre un uso exitoso o no de un equipo; como también de la pérdida del activo. La prevención oportuna es clave alargar la vida útil.

+         Disponibilidad.

 El desafío entonces consiste en las soluciones que apuntan a realizar en forma mas eficiente las tareas Operacionales, minimizando procesos manuales, con visibilidad acerca de los procesos a los cuales se ven afectados, con información oportuna e instantánea.

Para ello es necesario involucrar a la tecnología que acompañe al Activo en todo su ciclo de Vida. Desde que se genera, su Operación y Mantenimiento,  hasta que pierde su utilidad (Eliminación del Activo) La medición del ciclo de vida permite gestionar. Información es poder, sin ello no se puede gestionar, por tanto es complejo mantener los costos a raya.

 Visto en un Diagrama corresponde a;

Por industria los problemas son diferentes en este mantenimiento, desde la forma de controlarlos y almacenarlos, hasta el tipo de uso.

El entendimiento del ciclo de vida de un Activo depende de la cultura de cada compañía, de sus procesos internos ( aquí la ISO9001 juega un rol importante al  exigir la definición y uso de estos procesos ), y que éstos sean ejecutados.

Como norma general, una regla clara y sencilla, pero contundente, los procesos deben estar relacionados a lo que se quiere medir, y ojala lo mas simple posible.. es bastante frecuente caer en la ambición de comenzar a medir eventos que no resultan ser muy influyentes en la gestión. 

Otro Diagrama puede ser visto de esta forma

Tres variables claves en el uso de los Activos.

 

SIMILITUD.

Se refiere al hecho que la gran mayoría de las industrias tienen activos iguales, como diferenciar por ejemplo:

•  En Minería: Donde dejé el Neumático..?..cual era.? 
•  En retail como diferenciar un pallet o una caja de otra si se ven y son  iguales..?
• Puedo medir el ciclo de vida de un activo, sino puedo diferenciar uno de otro.?
• En la industria de Producción. Cuantos Bins dispongo..?, que hay dentro de cada uno.?
• Mas sencillo aun..cuáles son mis activos fijos..?

UBICACION.

Se trata simplemente de conocer con exactitud donde se encuentra el Activo, con la garanta de encontrarlo rápidamente.

Para activos en movimiento conocer la ubicación esta asociado a poder determinar los checkpoint que le interesa medir, la entrada del Pallet a una bodega, el despacho de mercadería, la entrada de un paciente a Pabellón,  la entrada de un camión al patio de almacenaje..etc

Es clave aquí poder generar mecanismos automáticos de registro sin que dependan de una mano humana para hacer el registro.

Los activos pueden estar asociado a un proceso, y como tal existen oportunidades de automatización.

Un claro de automatización , son los denominados sorters Logísticos, los cuales mediante procesos automáticos, pueden mover la caja a su destino.

 

 

OPORTUNIDAD.

En general se ha revisado que las grandes brechas de Inventario están asociadas a la oportunidad de la toma de Inventario, mientras más distanciadas son cada toma de Inventario la brecha es mayor. La Brecha podemos definirla como la diferencia entre lo que hay y lo que esperábamos encontrar. Es casi imposible encontrar una diferencia de algo que ocurrió hace meses atras.

 Las tomas de inventario son la mayoría de las veces, costosas,  requieren detener la operación normal, los resultados son la mayoría de las veces negativos.. ( hay menos de lo que esperábamos ); y encontrar las diferencias es una tarea titánica.

 Se hace común ver en Bibliotecas que las tareas de Inventario General son bastante indeseables por todo el esfuerzo que implica en tomar el Inventario y después explicar las diferencias.

 Para un adecuado Mantenimiento, el inventario debe realizarse con frecuencia.

 En ello la tecnología de RFID ha dado grandes pasos y se ha consolidado en forma demostrada como una forma de tomar Inventario rápidamente, reduciendo así la brecha temporal existente.

 Siguiendo el caso de la imagen, en una tienda de retail la toma de Inventario por RFID toma aprox. un 80% y mas del tiempo que se haría manualmente o con código de barra. Con ello  las diferencias son verificadas día a día en forma ágil y sencilla.

Beneficios de una Gestión Eficiente de Activos.

En general cuantificar el beneficio depende de la industria; en Minería por ejemplo, la seguridad es el Beneficio más alcanzable. En salud disponer de los elementos críticos pueden hacer la diferencia entre una buena atención y una demanda..

 Sin desviarnos en cada caso particular. Las métricas utilizadas en la mayoría de los casos son:

 ●        Mano de Obra. 30%, Aprox.

●        Utilización  de los Activos., 5%

●        Recuperación de Garantías / Mantenimientos. , 10% a un 40%..

●        Reducción de Inventarios. 20% a 30%

 

Adicional a ello los beneficios asociados a los cumplimientos de servicios, automatización de Procesos. , confiabilidad, prevención, etc., que resultan complejos de cuantificar.